Une entreprise a besoin de fonds pour bien fonctionner. Ainsi, dans l’exercice de ses fonctions, il arrive que le salarié utilise son propre moyen financier. Le document qui comporte les dépenses effectuées est la note de frais. Mais, avant que cela ne soit remboursé, il y’a des règles qu’il faut suivre. La suite de cet article vous donne l’opportunité de connaitre les différentes règles de remboursement de la note de frais.
Quelles sont les règles liées à la note de frais ?
L’organisation de note de frais est régie par des règles. Mais, les règles ne sont pas identiques au niveau des établissements. Ainsi, les entreprises ont la liberté de décider de leur règle concernant la note de frais. Il faut que les modalités de la note de frais soient fixées par chaque entreprise. Malgré la liberté dont disposent les entreprises pour fixer les règles relatives à la note de frais, certains aspects sont identiques.
Il existe un préalable pour bénéficier du remboursement de la note de frais. Ce préalable n’est rien d’autre que le document sur lequel les différentes dépenses effectuées se retrouvent. Ce remboursement est normalement une indemnisation organisée par la prescription quinquennale. Une autre règle qu’il faut respecter est le délai de remboursement. L’entreprise a jusqu’à cinq ans pour que la note de frais soit remboursée. Mais le décompte commence à partir du jour de la livraison de la note de frais.
Quelles sont les méthodes de remboursement ?
Le remboursement de la note de frais est possible avec deux différentes méthodes. La première méthode consiste à faire le remboursement en utilisant les pièces justificatives. Le remboursement est également possible grâce aux montants forfaitaires. Il y’a un seuil qui est établi par l’URSSAF pour le remboursement de certains frais. Le choix de la méthode est en lien direct avec les activités qui sont menées dans l’entreprise. Par ailleurs, le remboursement est possible sur salaire. De toutes les façons, c’est l’entreprise qui choisit la méthode de remboursement des employés. Mais, les employés doivent être consultés. Ce n’est pas une obligation d’uniformiser la méthode de remboursement des employés. Elles peuvent donc varier d’un employé à un, autre.
Quel est le régime fiscal et social en lien avec la note de frais ?
La responsabilité d’une entreprise consiste entre autres à fixer un plafond pour les indemnités. Il est impossible de faire un quelconque traitement fiscal lorsque le montant versé dépasse le plafond exigé par l’administration. Cette disposition fiscale concerne certains frais. Il s’agit en effet des indemnités de repas au restaurant. Cela n’est possible que lorsqu’au cours d’une mission professionnelle, vous êtes dans l’incapacité d’aller dans votre habitation. La restauration qui se déroule très loin de l’entreprise est aussi concernée. Il y’a aussi les frais d’hébergement et les frais kilométriques. Les dépenses en lien avec les outils technologiques et celle relative au télétravail doivent être prises en compte. Il est important de ne pas oublier les frais qui sont alloués à la mise en place d’une résidence lorsqu’il s’agit d’une mission de travail.
En définitive, la note de frais doit être remboursée par une entreprise. Mais, ce remboursement doit se faire dans le respect des règles.